Cada mañana, usted escribe enfáticamente en su lista de pendientes “¡Trabajar en la presentación!”. Quizá incluso lo subraya para darle énfasis. Sin embargo, al final del día, su iniciativa se convirtió en consternación: Una vez más, pasó la mayor parte del tiempo en reuniones, y cuando tuvo algo de espacio entre ellas, no avanzó nada.
Por lo tanto, sigue a la espera del “momento perfecto” para sentarse y terminar el proyecto entero en un solo intento. Sin embargo, las reuniones siguen interfiriendo hasta que ya no puede seguir postergando esa tarea. Entonces, trabaja día y noche para terminarlo. Cumple con la fecha límite, pero sufre en el proceso.
Este ciclo puede ser muy frustrante. He aquí algunos consejos de cómo desarrollar un determinado proyecto, incluso cuando necesita detenerse para ir a reuniones.
En primer lugar, no hay un momento “perfecto” para avanzar en los proyectos. Un mejor enfoque es aceptar la realidad e ir avanzando entre las reuniones.
A continuación, divida el proyecto en partes más pequeñas. Use su lista de pendientes como una guía para avanzar gradualmente cuando tenga un espacio de 30 minutos entre reuniones.
Otra estrategia es proteger algunos períodos ininterrumpidos de tiempo en su agenda. Se puede incluir el tiempo para su proyecto como un evento recurrente. Por ejemplo, algunos de mis clientes bloquean una hora o dos cada mañana para el trabajo enfocado. Otros tienen un par de bloques de dos horas por las tardes marcados como “ocupado”. Las personas podrían tratar de agendar reuniones en esos horarios, pero siempre que pueda, sea firme en esos límites.
Bloquear tiempo en su agenda para los proyectos comienza a abrir algunos espacios entre reuniones. Sin embargo, para realmente hacer el trabajo del proyecto, necesita decidir previamente qué hará durante esos tiempos. Si no se organiza, la improvisación lo llevará a hacer lo primero que le venga a la mente, como responder el correo electrónico.
Una vez que sus prioridades están decididas, póngalas en los bloques de su agenda. Esto le dará una imagen realista acerca de cuánto cabe, y le brindará una claridad anticipada de lo que necesita lograr para evitar otra semana de nulo o poco progreso. Entonces, cuando se siente a trabajar en el proyecto, refiérase a su lista de tareas ya divididas. Termínelas primero, y luego use los últimos cinco o 10 minutos antes de su siguiente reunión para revisar el correo electrónico.
Aunque pudiera anhelar la perfección de un día libre de reuniones, también puede avanzar en sus proyectos si ciertos eventos lo interrumpen. Use esas estrategias para comenzar a hacer progreso en sus proyectos desde ahora.
Elizabeth Grace Saunders es fundadora de Real Life E Time Coaching and Speaking y autora de "Divine Time Management."
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