Tiene más por hacer que lo que podría lograr con su actual estilo de trabajo. Usted ha priorizado. Ha planeado. Ha delegado. Ha tratado de enfocarse. La siguiente frontera es incrementar su eficiencia, de forma que pueda pasar menos tiempo en una tarea y aun así realizar un buen trabajo. Como instructora de manejo del tiempo que trabaja con personas que necesitan hacer más en menos tiempo, he encontrado que emplear incluso una de estas cinco estrategias puede ahorrar horas cada semana:
CLARIFIQUE LAS EXPECTATIVAS: Cuando asuma una tarea significativa, hable con cualquier parte interesada clave acerca de lo que esperan de usted. Quizá necesitan un trabajo de 10, o tal vez un 9 estaría bien. Quizá necesitan un plan completo, o tal vez bastará con un bosquejo inicial. Al clarificar lo que realmente se necesita y a qué nivel, puede ahorrar horas.
REUSE MATERIAL PREVIO: Su habilidad de reducir tiempo al reusar y reciclar trabajo variará de acuerdo a sus responsabilidades particulares. Sin embargo, -cuando pueda- copie, pegue y edite. Esto podría suceder con correos electrónicos, presentaciones, entrenamientos, propuestas y casi cualquier otro tipo de actividad en la que esté comunicando algo muy similar. Cuando tenga presión de tiempo, combata la tentación de actualizar por completo los materiales. Los mejores conferencistas tienden a dar el mismo discurso una y otra vez, porque la práctica hace la perfección.
DESARROLLE PLANTILLAS Y LISTAS DE PENDIENTES: Para acelerar el proceso en temas de rutina, cree una plantilla o lista de pendientes, o encuentre alguna que pueda usar. Podría querer plantillas para actividades como la realización de reportes semanales, presentaciones o agendas de reunión. También podría encontrar que las listas son valiosas para la planeación semanal, reuniones individuales u otras actividades que se repitan.
VUÉLVALO UNA CONVERSACIÓN: Dependiendo de lo que necesite lograr, potencialmente puede ahorrar tiempo al compartir verbalmente lo que ha hecho. Quizá su jefe le pide investigar un tema en particular. En lugar de escribir una presentación formal podría ser más eficiente tomar notas y luego comentarlas durante una reunión individual. Esta estrategia también puede funcionar bien si necesita comunicar conceptos más abstractos, como el diseño.
ASIGNE TIEMPOS A SU TRABAJO: Una estrategia para hacer un trabajo en menos tiempo es decidir de antemano cuánto tiempo destinará a una tarea en particular y cumplirlo. Por ejemplo, si tiende a tardar de más en la etapa de investigación, quizá quiera limitarse a una o dos horas. Si tiene dificultades para escribir un borrador inicial, podría pre-decidir cuánto tiempo quiere invertir en tener algo escrito. Asignar tiempos no garantiza que terminará el trabajo en el tiempo planteado, pero definitivamente puede ayudar a enfocarse. Además, decidir de antemano la inversión de tiempo ayuda a usar en su favor la Ley de Parkinson, en cuanto a que el trabajo se expande para ocupar el tiempo asignado.
Todos tenemos nuestros límites, así que no puedo prometer que al usar estas estrategias hará todo, pero cuando las emplee, podrá lograr más en menos tiempo.
Elizabeth Grace Saunders es fundadora de Real Life E Time Coaching and Speaking
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